Confidentialité et renseignements personnels

Politique de confidentialité Politique de gouvernance Vos droits Nous joindre

Politique de confidentialité

1. À qui s'applique cette politique

Ton Concierge (« nous ») offre des services de conciergerie, d'entretien, de paysagement, de déneigement et de gestion des déchets aux immeubles à logements, aux syndicats de copropriété et aux gestionnaires immobiliers de Laval et du Grand Montréal. Cette politique s'applique au site tonconcierge.ca, à la plateforme plateforme.tonconcierge.ca (gestion des demandes, travaux, tickets, soumissions, factures et paiements) et à nos échanges par courriel (info@, soumission@, finance@tonconcierge.ca) et par téléphone.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne qui exerce la plus haute autorité chez Ton Concierge (la présidence) est responsable de la protection des renseignements personnels. Pour toute question, demande d'accès, demande de rectification ou plainte : info@tonconcierge.ca (objet « Renseignements personnels ») ou 514 667-6292.

3. Quels renseignements nous recueillons, et pourquoi

Nous recueillons seulement ce qui est nécessaire au service demandé.

Situation	Renseignements	Pourquoi
Vous remplissez le formulaire du site	Nom, courriel, téléphone, immeuble ou adresse, votre rôle, type et nombre d'unités, services voulus, mandat, échéance, message	Répondre à votre demande, préparer une soumission, vous recontacter
Vous êtes le contact d'un syndicat ou d'un gestionnaire client	Nom, fonction, courriel, téléphone ; nom légal et NEQ du syndicat ; coordonnées de facturation	Exécuter le contrat, planifier les travaux, facturer
Vous êtes copropriétaire ou locataire d'un immeuble que nous desservons	Nom, courriel, téléphone, numéro d'unité, statut (copropriétaire ou locataire), fournis par votre syndicat ou par vous	Traiter les demandes de service et les tickets qui concernent votre unité, vous joindre au besoin
Vous nous écrivez (courriel, ticket)	Nom, courriel, contenu de vos messages	Répondre, assurer le suivi, garder l'historique
Vous avez un compte sur la plateforme	Nom, courriel, langue, rôle, date du dernier accès, mot de passe (conservé haché, jamais lisible)	Sécuriser l'accès et attribuer les bons droits
Vous faites partie de notre équipe	Coordonnées ; expertises et licences ; passages sur les chantiers avec position GPS et heure au moment où vous appuyez sur « présence » ; photos de chantier ; courriel pour le virement de votre paye	Organiser et prouver les travaux, vérifier les compétences, vous payer
Vous payez une facture en ligne	Nom, courriel, montant, numéro de facture. Vos données de carte ou de compte bancaire sont saisies directement chez Stripe et ne passent jamais par nos systèmes	Encaisser le paiement, produire le reçu
Vous utilisez la plateforme	Adresse IP et actions importantes (journal d'audit)	Sécurité, traçabilité, prévention des accès non autorisés

4. Comment nous les recueillons

Directement de vous (formulaire, courriel, téléphone, plateforme), de votre syndicat ou de votre gestionnaire (pour les occupants d'un immeuble) ou de nos propres systèmes (journal d'audit, horodatage). Nous n'achetons aucune liste et ne faisons aucun profilage.

5. Consentement

En remplissant un formulaire, en nous écrivant ou en utilisant la plateforme, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements aux fins décrites ici. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à info@tonconcierge.ca ; le retrait n'a pas d'effet rétroactif et peut nous empêcher de vous fournir un service. Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans vous en informer et obtenir votre consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l'exige. Nos services s'adressent aux entreprises et aux adultes : nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des personnes de moins de 14 ans.

6. Témoins (cookies), géolocalisation et suivi

• Site tonconcierge.ca : aucun témoin publicitaire, aucun outil d'analyse d'audience, aucun pixel de suivi.
• Plateforme : un seul témoin, strictement nécessaire, qui maintient votre session une fois connecté. Aucun témoin de suivi ni de profilage.
• Géolocalisation : seulement pour les membres de l'équipe terrain, seulement au moment où ils appuient sur le bouton « présence » sur un chantier, et seulement si leur appareil l'autorise. Jamais activée par défaut ni en continu.

7. Avec qui nous partageons vos renseignements

Nous ne vendons ni ne louons jamais vos renseignements. Nous les communiquons seulement à nos fournisseurs de services, qui ne peuvent les utiliser que pour nous rendre le service, à votre syndicat ou gestionnaire pour les demandes et travaux qui concernent votre immeuble, et aux autorités lorsque la loi l'exige.

Fournisseur	Rôle	Où sont les données
Microsoft Azure	Hébergement de la plateforme, de sa base de données et des photos de chantier	Canada, région Canada Central (Toronto, Ontario)
Microsoft 365	Courriels et boîtes info@, soumission@, finance@	Canada
Stripe	Paiements en ligne (carte, débit préautorisé) et reçus ; nous n'avons jamais accès à vos numéros de carte ou de compte	États-Unis
Webflow	Hébergement du site tonconcierge.ca ; le formulaire envoie vos réponses directement à notre plateforme, pas à Webflow	États-Unis

8. Renseignements conservés ou traités à l'extérieur du Québec

Nos serveurs sont au Canada, en Ontario (Microsoft Azure, région Canada Central). Les paiements sont traités par Stripe, aux États-Unis. Avant de faire ces choix, nous avons évalué les facteurs relatifs à la vie privée et nous nous sommes assurés, par contrat, que ces fournisseurs protègent vos renseignements de façon équivalente aux exigences de la loi québécoise. Les lois de ces territoires peuvent toutefois permettre à leurs autorités d'y accéder.

9. Combien de temps nous les gardons

Nous conservons les renseignements pendant la durée de la relation ou du dossier, puis sept (7) ans en archive, afin de respecter nos obligations fiscales et comptables et de pouvoir prouver les services rendus en cas de vérification ou de litige. À l'échéance, ils sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés. Le calendrier détaillé figure dans la politique de gouvernance ci-dessous.

10. Comment nous les protégeons

• chiffrement des communications (HTTPS) ;
• mots de passe conservés hachés, jamais en clair ; invitations à usage unique et limitées dans le temps ;
• accès selon le rôle (chacun ne voit que ce que sa fonction exige) et cloisonnement des données de chaque client ;
• journal d'audit des actions importantes, réservé à la direction ;
• clés d'accès et secrets gardés dans le coffre sécurisé de l'hébergeur ; sauvegardes automatiques ;
• fournisseurs reconnus, liés par contrat.

Aucun système n'est infaillible. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et nous tenons un registre de tous les incidents.

11. Vos droits

En écrivant à info@tonconcierge.ca, vous pouvez :

• Accès : savoir quels renseignements nous détenons sur vous et en obtenir une copie ;
• Rectification : les faire corriger s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• Retrait du consentement : à tout moment, pour l'avenir ;
• Portabilité : obtenir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à une autre organisation ;
• Désindexation ou cessation de diffusion : dans les cas prévus par la loi ;
• Plainte : auprès de notre responsable, puis, si notre réponse ne vous satisfait pas, auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

Nous répondons au plus tard dans les trente (30) jours suivant la réception de votre demande. Nous pourrions vous demander une preuve d'identité avant d'y donner suite.

12. Modifications

Nous pouvons mettre cette politique à jour. La version en vigueur, avec sa date, est toujours publiée sur cette page. Si un changement est important, nous en informons les personnes concernées par la plateforme ou par courriel.

Politique de gouvernance des renseignements personnels

Informations détaillées sur nos pratiques, publiées conformément à la Loi 25. Version 1.0, 10 septembre 2026.

Rôles et responsabilités

• Responsable de la protection des renseignements personnels (la présidence) : veille à l'application de la loi et de cette politique ; approuve les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ; reçoit et traite les demandes d'accès, de rectification et les plaintes ; décide des avis en cas d'incident ; tient le registre des incidents ; révise la politique chaque année.
• Direction : crée et retire les comptes, attribue les rôles, consulte le journal d'audit, applique le calendrier de conservation et de destruction.
• Équipe de bureau : n'accède qu'aux renseignements nécessaires à sa fonction ; ne communique rien à l'extérieur sans autorisation ; signale tout incident sans délai.
• Équipe terrain : n'utilise la géolocalisation qu'au clic « présence » ; prend des photos de chantier sans viser les personnes ; ne conserve aucun renseignement hors de l'application.
• Syndicats et gestionnaires (comptes invités) : ne saisissent que les renseignements nécessaires et les tiennent à jour ; sont responsables des consentements obtenus auprès de leurs occupants.
• Fournisseurs : traitent les renseignements uniquement pour nous, selon leur contrat.

Cycle de vie des renseignements

• Collecte : seulement ce qui est nécessaire à une fin déterminée, indiquée au moment de la collecte ; consentement demandé en termes clairs et révocable en tout temps ; aucun profilage ni technologie de suivi activé par défaut.
• Utilisation et accès : accès par rôle sur la plateforme, données de chaque client cloisonnées, journal d'audit réservé à la direction, mots de passe hachés, invitations à usage unique.
• Communication : aucune vente ni location ; fournisseurs approuvés par la présidence, liés par contrat et, s'ils sont hors Québec, évalués (ÉFVP).
• Conservation : durée de la relation ou du dossier, puis sept (7) ans en archive (voir le calendrier).
• Destruction : chaque année, en janvier, la direction repère les dossiers échus et les détruit de façon sécuritaire ou les anonymise ; chaque destruction est consignée.

Calendrier de conservation

Catégorie	Point de départ	Durée
Demandes reçues par le site sans contrat	Date de la demande	7 ans
Dossiers clients (syndicats, gestionnaires, contrats, soumissions)	Fin du contrat	7 ans
Occupants (nom, courriel, téléphone, unité)	Fin du contrat avec le syndicat	7 ans
Tickets, demandes de service, courriels	Fermeture du dossier	7 ans
Factures, paiements, reçus, paye des équipiers	Fin de l'exercice financier	7 ans
Passages terrain (heure, position GPS), photos de chantier	Complétion du bon de travail	7 ans
Comptes utilisateurs, rôles, journal d'audit	Fermeture du compte ou date de l'action	7 ans
Registre des incidents de confidentialité	Date de connaissance de l'incident	7 ans (minimum légal : 5 ans)
Demandes d'accès, de rectification et plaintes	Réponse	7 ans

Demandes d'accès, de rectification et plaintes

Toute demande arrive à info@tonconcierge.ca et est transmise à la présidence le jour même. Après vérification de l'identité, une réponse écrite est donnée au plus tard 30 jours après réception : copie des renseignements, correction, extraction dans un format structuré courant, ou décision motivée en cas de refus, avec mention du recours à la Commission d'accès à l'information. Les plaintes suivent le même parcours et les correctifs sont documentés.

Incidents de confidentialité

Quiconque constate ou soupçonne un incident avise la présidence immédiatement. La présidence limite le préjudice (révocation d'accès, réinitialisation des mots de passe, avis au fournisseur), consigne l'incident au registre, évalue le risque de préjudice sérieux et, s'il y a lieu, avise la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées avec diligence. Chaque incident donne lieu à une analyse de cause et à des correctifs.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Une évaluation, proportionnée à la sensibilité des renseignements et à la taille du projet, est réalisée avant tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système qui traite des renseignements personnels, et avant toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec. La plateforme a fait l'objet d'une telle évaluation en septembre 2026.

Formation et sensibilisation

Chaque membre de l'équipe lit ces politiques à son arrivée et s'engage à les respecter. Un rappel annuel couvre les bonnes pratiques (hameçonnage, mots de passe, verrouillage des appareils, photos de chantier, géolocalisation, conduite en cas d'incident). Les équipiers terrain sont informés, avant leur première utilisation, de l'enregistrement de l'heure et de la position de leurs passages, et de sa finalité.

Révision

Ces politiques sont revues chaque année par la présidence et à chaque changement important (nouveau fournisseur, nouvelle fonction de la plateforme, nouveau territoire d'hébergement). Les versions sont datées et numérotées ; la version en vigueur est celle publiée sur cette page.